DÙNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ NÀO ĐỂ KINH DOANH CỬA HÀNG ĂN UỐNG

Xin chào các bạn, thì có nhiều bạn hỏi là kinh doanh cửa hàng ăn uống thì chúng ta dùng phần mềm quản lí nào? Thì hôm nay mình xin chia sẻ là, khi chúng ta kinh doanh một cửa hàng thì quản lí, quản trị rất là quan trọng, lợi nhuận hay không nó cũng phụ thuộc vào khâu quản lí.

 Bởi vì khi mình kinh doanh một cửa hàng thì ngoài doanh thu, nguyên liệu nhập vào, tồn kho, nhân viên, vận hành,… nó đều phụ thuộc vào cách chúng ta quản lí.

Nên chúng ta phải thận trọng và tính toán thật kĩ, Thành công ở một cửa hàng hay không phụ thuộc nhiều vào cách chúng ta quản lý. Vậy cái để giúp người quản lý thành công thì cần các công cụ hỗ trợ, công cụ đắc lực nhất đó chính là phần mềm quản lí.

Thì bây giờ mình cần dùng phần mềm nào, chí phí như thế nào, vận hành ra sao. Có rất nhiều phần mềm bạn có thể tham khảo vì mỗi cái nó sẽ có ưu điểm, nhược điểm riêng, nhưng quan trọng là mục đích chúng ta sử dụng nó như thế nào.

Điểm mạnh là nó phù hợp với những gì mình cần, rồi mình sẽ chọn cái đó mà vận dụng. Nó sẽ có những tiêu chí để chúng ta có thể chọn lựa, tùy theo mô hình cửa hàng của mình như thế nào thì mình chọn kinh doanh. Và quan trọng là tùy theo nhu cầu của chúng ta hợp với phần mềm nào. Có rất nhiều phần mềm, thì các bạn chỉ cần lên mạng tìm kiếm phần mềm quản lí cửa hàng thì kết quả sẽ rất là nhiều, nên bạn có thể gọi hotline cho họ để họ tư vấn cho chúng ta là phần mềm của nó có ưu điểm gì, nhược điểm gì, rồi khi họ tư vấn xong, mình sẽ chọn cái nào phù hợp thì mình áp dụng. Phù hợp từ chức năng, chi phí cho đến những cái gì liên quan để cửa hàng mình thì mình sẽ chọn, vì nó sẽ đi suốt với mình trong quá trình làm việc.

Cái nữa là khi các bạn chọn phần mềm đó phải phù hợp với nhu cầu khách hàng của mình, phần mềm thì cần đi đôi với phần cứng, tức là máy tính, máy in bill… bán phần mền cho chung với phần cứng chưa hay họ sẽ cho mình thuê hay mua luôn thì mình cũng nên cân nhắc.

Tiếp theo, là mô hình của mình là tính tiền trước hay tính tiền sau, mô hình order như thế nào, rồi cái phần mềm đó có thể tích hợp được với ipad hay điện thoại để họ đi đến bàn order được hay không, rồi khi xuất bill ra thì xuất ra mấy bill (bill khách, bill bếp, bill kho,…)

Đó là tùy theo mô hình mình muốn. Như mình muốn mô hình Khách order tại bàn nhân viên sẽ là người đi gọi món thì bắt buộc phần mềm này phải liên kết với điện thoại. Để khi nhân viên họ đến họ order thì khách sẽ chọn rồi nhân viên cứ click vào món đó, khi Khách hàng chọn xong thì phần mềm sẽ cập nhật lại.

Lập tức trong bếp cũng sẽ xuất hiện những món khách muốn đặt, để họ chuẩn bị, khi họ chuẩn bị xong món nào thì người order cũng có thể biết để kiểm soát. Đến lúc tính tiền thì bạn order cũng sẽ dễ dàng kiểm soát các món mà khách đã ăn cũng như số tiền phải trả một cách dễ dàng.

Hoặc chúng ta có nhu cầu sử dụng một hình thức khác như để khách hàng order tại quầy và thanh toán luôn lúc đó. Với hình thức đó thì chúng ta sẽ không cần nhân viên đi ra order từng bàn. Thì mỗi hình thức đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Nên tùy theo mô hình và cách bạn muốn làm như thế nào thì mình sẽ chọn như thế để mình làm.

 Đa phần thì bây giờ giao diện của các phần mềm cũng rất đơn giản nên mới có nhiều khách hàng dùng, không còn rườm rà, phức tạp, mà khi phức tạp quá sẽ làm cho việc triển khai ứng dụng đó đến nhân viên rất khó khăn. Thêm nữa là về nhu cầu của chúng ta có cần quản lí tồn kho hay không,

ví dụ hôm nay chúng ta nhập 2-3 thùng bia thì phần mềm sẽ ghi nhận và báo xuất ra để chúng ta dễ dàng kiểm soát. Rồi phần mềm đó có thể quản lí từ xa hay không, có báo cáo được hay không, khi bạn mở thêm cửa hàng thì phần mềm này có gộp chung các chuỗi cửa hàng lại được hay không.

Tóm lại, là tùy vào nhu cầu kinh doanh của mình mà người tư vấn sẽ hướng dẫn bạn, còn việc của bạn là chọn ra phần mềm thích hợp với loại hình kinh doanh của mình và cân nhắc về chi phí để chọn ra phần mềm ổn nhất.

Còn một phần nữa đó là về phần cứng, thì mỗi phần mềm khi họ phát hành thường họ sẽ bán luôn gói phần cứng hoặc bạn phải mua bên ngoài, và thuê hay mua sẽ tùy vào các bạn lựa chọn, còn theo kinh nghiệm của mình thì mình sẽ thuê.

 Bởi vì khi mình thuê như vậy mình sẽ trả tiền luôn cho phần cứng và phần mềm mỗi tháng sẽ là bao nhiêu, để trong quá trình hoạt động có trục trặc kĩ thuật hay khấu hao thì khi thuê nó cũng sẽ tốt hơn.

Chắc qua đó các bạn cũng có thể hình dung được rồi, thì nó tùy vào nhu cầu của mình và mình xác định mở một cửa hàng như thế nào và chọn phần mềm nào sẽ phù hợp với chúng ta và họ sẽ tư vấn, nếu chúng ta cần thêm chức năng nào thì họ sẽ sẽ liên hệ và giúp chúng ta.

 Còn yêu cầu cơ bản nhất của một phần mềm order cho các bạn tham khảo là: thứ nhất là quản lí được nhiên liệu ra vào và tồn kho, thứ hai là quản lí được khi bạn làm việc, thứ ba là quản lí được từ xa và báo cáo về,… đơn giản là vậy thôi, còn trong quá trình mình làm thì mình sẽ chọn order tại quầy hay thanh toán từng bàn, order tại quầy thì chọn như thế nào, mô hình thanh toán từng bàn, khu vực, lầu 1 lầu 2,…thi khi kết nối với phần mềm nó sẽ quản lí hết.

Cuối cùng là vẫn dựa vào sự lựa chọn của mình để chọn ra phần mềm thích hợp nhất đối với loại hình kinh doanh của cửa hàng mà mình muốn làm vì mỗi phần mềm có những ưu nhược điểm riêng không nhất thiết chúng ta phải chọn loại phần mềm tối ưu nhất mà quan trọng là độ phù hợp của phần mềm đó đối với hình thức vận hành của chúng ta.

Đó là bài chia sẻ của mình cho các bạn có câu hỏi là dùng phần mềm quản lí nào cho cửa hàng, tốn bao nhiêu tiền thì bao nhiêu tiền đó chỉ phụ thuộc vào gói phần mềm chúng ta chọn thì có thể là 500000đ/tháng hoặc hay 1000000đ/ tháng cũng có thể cao hơn hoặc thấp hơn, tùy vào chúng ta lựa chọn mà vẫn đảm bảo đủ chức năng của phần mềm để mình có thể sử dụng.

Có thể liệt kê một số phần mềm trên thị trường như sau, Kiot Viet, Máy bán hàng .net , Ocha, Dân trí soft, ipod.vn ….. rất nhiều nhé các bạn.

Bên mình hiện đang dùng Ocha. 

Xem video chia sẻ tại đây nha: video